SPSPA Bil.01/2011 Pekeliling Garis Panduan Permohonan Pengisian Kekosongan Jawatan

Pekeliling Garis Panduan Permohonan Pengisian Kekosongan Jawatan

Tujuan Pekeliling Garis Panduan Permohonan Pengisian Kekosongan Jawatan dikeluarkan

Surat Pekeliling ini bertujuan untuk memaklumkan garis panduan mengenai urusan permohonan pengisian kekosongan jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan yang menggunakan kelayakan masuk Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) dan ke atas bagi Perkhidmatan Awam Am Persekutuan serta Perkhidmatan Awam Negeri Melaka, Pulau Pinang, Negeri Sembilan dan Perlis untuk tahun 2011.

Latar Belakang

Urusan pengisian jawatan kosong dalam sektor awam adalah satu komponen penting dalam pengurusan sumber manusia. Pengisian jawatan yang sistematik dan terancang mampu mewujudkan sebuah organisasi yang mantap, yang berupaya menjalankan peranan dan tanggungjawab yang diamanahkan dengan cekap dan lancar.

Pengisian jawatan kosong yang dilaksanakan oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Awam (SPA) Malaysia melalui urusan pengambilan adalah mengikut peruntukan P.U.(A)176/2005 Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Pelantikan, Kenaikan Pangkat dan Penamatan Perkhidmatan) 2005. Urusan pengambilan adalah mengikut syarat yang ditetapkan dalam skim perkhidmatan yang sedang berkuat kuasa.

Garis Panduan Permohonan Pengisian 

Jadual Permohonan

SPA telah melaksanakan urusan permohonan jawatan sepanjang masa secara online melalui Portal SPA, http://www.spa.gov.my. Melalui permohonan yang telah dikemukakan, SPA akan memilih calon-calon yang sesuai untuk mengisi kekosongan jawatan yang terdapat di Kementerian/ Jabatan/ Setiausaha Kerajaan (SUK) Negeri. Bagi melancarkan urusan pengisian tersebut, pihak Kementerian/ Jabatan/ SUK Negeri hendaklah mengikut jadual yang telah ditetapkan oleh SPA. Ini bagi membolehkan urusan pengisian kekosongan jawatan tersebut dapat dibuat secara sistematik dan selesai dalam waktu yang ditetapkan dalam Piagam Pelanggan. Jadual permohonan pengisian jawatan mengikut klasifikasi perkhidmatan adalah seperti di Lampiran A. Urusan permohonan pengisian bagi sesuatu jawatan boleh dibuat dua (2) kali setahun. Oleh itu, perancangan yang teliti harus dibuat dengan mengambil kira urusan kenaikan pangkat, persaraan dan pengwujudan jawatan baru yang akan berlaku pada tahun 2011 sebelum permohonan tersebut dikemukakan oleh Kementerian/ Jabatan/ SUK Negeri kepada SPA.

Permohonan Secara Online Melalui ePGSPA

SPA telah mewujudkan sistem permohonan pengisian jawatan secara online yang dikenali dengan singkatan ePGSPA. Sebahagian besar Kementerian/ Jabatan/ SUK Negeri telahpun menggunakan sistem ini semasa memohon pengisian jawatan pada tahun 2010. Oleh itu, mulai Januari 2011, semua permohonan pengisian jawatan hendaklah dibuat melalui ePGSPA dan SPA tidak akan lagi menerima permohonan secara manual. Melalui ePGSPA, setiap agensi akan dibekalkan ID Pengguna dan kata laluan untuk mengakses sistem berkenaan. Melalui sistem ini Kementerian/ Jabatan/ SUK Negeri juga dapat memantau status kemajuan permohonan secara online. Pengurus Sumber Manusia adalah bertanggungjawab sepenuhnya semasa permohonan pengisian jawatan dibuat melalui ePGSPA selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2002. Manual Pengguna ePGSPA boleh dicapai di laman web SPA http://epgspa.spa.gov.my/Manual_Pengguna.pdf. Pihak Kementerian/ Jabatan/ SUK Negeri tidak perlu mengemukakan senarai calon untuk dipanggil temu duga kerana SPA akan mendapatkan calon yang sesuai berdasarkan permohonan melalui eSMSM dalam data bank SPA.

Bidang Pengkhususan Akademik

Sebahagian jawatan memerlukan pengisian dari kalangan calon yang memiliki kelayakan akademik dalam bidang pengkhususan tertentu untuk menjalankan tugas yang telah ditetapkan seperti jawatan Jurutera yang memerlukan bidang Mekanikal, Elektrikal dan Awam. Oleh itu, pihak Kementerian/ Jabatan/ SUK Negeri hendaklah memaklumkan kepada SPA melalui sistem ePGSPA bidang pengkhususan yang diperlukan bagi sesuatu
jawatan. Ini dapat membantu SPA menyenarai pendek calon-calon bagi mendapatkan calon yang benar-benar layak dan sesuai untuk mengisi kekosongan jawatan yang dipohon.

Golongan Orang Kurang Upaya

Kementerian/ Jabatan/ SUK Negeri disarankan agar menetapkan bilangan atau kuota golongan Orang Kurang Upaya untuk mengisi jawatan-jawatan kosong di organisasi masing-masing selaras dengan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 16 Tahun 2010. Kekosongan jawatan bagi jawatan-jawatan yang tidak memerlukan syarat-syarat fizikal boleh diisi oleh golongan Orang Kurang Upaya yang berkelayakan memandangkan mereka juga boleh melakukan tugas-tugas yang dipertanggungjawabkan sebagaimana rakan-rakan yang lain. Telah terbukti sumbangan mereka kepada organisasi adalah amat bermakna dan setanding dengan pegawai-pegawai yang lain.

Perkhidmatan Gunasama dan Kader

Ketua Perkhidmatan bagi perkhidmatan gunasama dan perkhidmatan kader adalah bertanggungjawab untuk memohon kepada SPA bagi memenuhi kekosongan jawatan yang ada. Oleh itu, pihak Kementerian/ Jabatan/ SUK Negeri hendaklah memaklumkan kepada Ketua Perhidmatan mengenai kekosongan yang ada di organisasi masing-masing untuk diisi. Urusan pengambilan hanya akan dijalankan setelah SPA menerima permohonan pengisian jawatan daripada Ketua Perkhidmatan yang berkenaan.

Pegawai Sedang Berkhidmat

Kaedah permohonan daripada pegawai sedang berkhidmat, samada secara proses Kenaikan Pangkat Secara Lantkan (KPSL) atau pelantikan terus adalah sama dengan calon-calon baru iaitu mesti dibuat secara online yang boleh dicapai di Portal SPA. Pihak Kementerian/ Jabatan/ SUK Negeri hendaklah mengingatkan pegawai-pegawai sedang berkhidmat agar memohon secara online dan memastikan ianya sentiasa aktif serta tidak luput tempoh sah lakunya. Kementerian/ Jabatan/ SUK Negeri juga perlu memastikan pegawai mendapat surat perakuan Ketua Jabatan, mengemukakan Laporan Penilaian Prestasi terkini, slip gaji terakhir dan ringkasan Kenyataan Perkhidmatan sewaktu menghadiri temu duga. Adalah menjadi tanggungjawab Kementerian/ Jabatan/ SUK Negeri untuk memastikan pegawai mereka telah mengisytiharkan harta mengikut peruntukan Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2002.

Perkhidmatan Wajib

Bagi pengisian jawatan yang disyaratkan perkhidmatan wajib iaitu Pegawai Perubatan, Pegawai Pergigian dan Pegawai Farmasi, urusan pengambilan akan diadakan secara berterusan sepanjang masa dan tidak tertakluk kepada pengemukaan permohonan pengisian jawatan melalui ePGSPA.

Lantikan Bakat Terbaik (Best Talent)

Dalam usaha menarik calon yang mempunyai bakat terbaik ke dalam perkhidmatan awam, Kementerian/ Jabatan/ SUK Negeri boleh mengenalpasti calon yang berkemahiran tinggi atau mempunyai kepakaran tertentu untuk dilantik ke gred yang lebih tinggi melalui kaedah multiple entry. Sebagai contoh, seorang calon yang mempunyai bakat istimewa boleh dicadangkan untuk dilantik ke jawatan Penerbit Rancangan Gred B47 berdasarkan pengalaman dan kemahiran yang dimiliki oleh beliau tanpa perlu dilantik ke Gred B41. SPA akan mempertimbangkan permohonan yang dikemukakan mengikut keperluan Kementerian/ Jabatan/ SUK Negeri dan syarat skim perhidmatan yang berkenaan.

Perancangan Urusan Pengambilan

Mulai tahun 2009, SPA telah mula melaksanakan kaedah pengambilan secara profiling yang juga dikenali sebagai MyRecruitment bagi urusan pengambilan beberapa jawatan dan ia diperluaskan kepada jawatan lain pada tahun 2010. Pada tahun 2011 dan 2012, ia akan diperluaskan lagi meliputi lebih banyak skim perkhidmatan. SPA telah menetapkan skim perkhidmatan yang akan mengguna pakai kaedah MyRecruitment seperti di Lampiran B, C, D dan
E. Memandangkan urusan pengambilan melalui MyRecruitment perlu melalui proses tapisan, peperiksaan, Assessment Centre dan temu duga, maka perancangan awal hendaklah dilakukan oleh Kementerian/ Jabatan/ SUK Negeri dengan mengambil kira tempoh masa yang diambil untuk menyelesaikan saringan-saringan tersebut bagi memastikan pengisian kekosongan jawatan dapat dibuat tepat pada masanya.

Perancangan tersebut juga harus mengambil kira jumlah kekosongan sedia ada, kenaikan pangkat, persaraan, pengwujudan jawatan baru dan lain-lain kekosongan yang akan berlaku. Perancangan rapi ini adalah amat penting bagi memastikan urusan pengambilan dapat dijalankan dengan lancar supaya SPA dapat memenuhi keperluan jabatan dengan segera dan seterusnya membantu meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan awam negara.

 

Tarikh Kuat Kuasa

Surat Pekeliling ini berkuat kuasa mulai tarikh ia dikeluarkan.

 

SPSPA Bil.01/2011 Pekeliling Garis Panduan Permohonan Pengisian Kekosongan Jawatan

Secara ringkasnya, pekeliling ini bertujuan untuk memaklumkan garis panduan mengenai urusan permohonan pengisian kekosongan jawatan Kumpulan Pengurusan dan Profesional dan Kumpulan Sokongan yang menggunakan kelayakan masuk Sijil Pelajaran Malaysia (SPM) dan ke atas bagi Perkhidmatan Awam Am Persekutuan serta Perkhidmatan Awam Negeri Melaka, Pulau Pinang, Negeri Sembilan dan Perlis untuk tahun 2011.

Nama Pekeliling : Garis Panduan Permohonan Pengisian Kekosongan Jawatan

Format Fail : PDF

Download : SPSPA Bil.01/2011 Pekeliling Garis Panduan Permohonan Pengisian Kekosongan Jawatan

Oleh : Ketua Setiausaha Negara

Add Comment

error: Content is protected !!