SPP Bil.08/2010 Pekeliling Panduan Pelaksanaan Pementoran Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam

Tujuan Pekeliling Panduan Pelaksanaan Pementoran Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam dikeluarkan

Surat Pekeliling Perkhidmatan ini bertujuan menjelaskan prosedur pelaksanaan pementoran dalam pengurusan sumber manusia sektor awam mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 18 Tahun 2005 : Aplikasi Psikologi
Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam.

Takrif

Bagi maksud pemakaian Surat Pekeliling Perkhidmatan ini:

a. “Pementoran” merujuk kepada aktiviti perhubungan memberi bimbingan, sokongan dan bantuan secara profesional oleh mentor bagi pembangunan diri menti.
b. “Mentor” merujuk kepada seorang pegawai yang dilantik oleh jabatan untuk membimbing dalam perkembangan kerjaya seorang pegawai. Mentor adalah seorang yang lebih berpengalaman dan boleh dijadikan role model di kalangan rakan sekerja.
c. “Menti” merujuk kepada pegawai yang dipilih oleh ketua jabatan untuk program pementoran. Menti adalah seorang pegawai yang memerlukan bantuan dalam pembangunan diri, perkembangan dan pemantapan kerjaya serta penyesuaian dalam kehidupan harian.
d. “Intervensi” merujuk kepada langkah-langkah yang diambil dalam mewujudkan perubahan yang positif kepada pegawai seperti aktiviti kaunseling, pembimbing rakan sekerja dan pementoran.
e. “Program Pengupayaan Kendiri” merujuk kepada program yang dilaksanakan untuk membantu meningkatkan kecemerlangan diri pegawai termasuk mereka yang berprestasi rendah dan bermasalah.

Latar Belakang

Program Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam merupakan salah satu program yang terkandung dalam Pekeliling Perkhidmatan Bil. 18 Tahun 2005: Panduan Aplikasi Psikologi Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam.

Dalam pekeliling tersebut, Panduan Pelaksanaan Program Pementoran secara umum telah dijelaskan dalam Aplikasi Psikologi Dalam Intervensi melalui Program Pengupayaan Kendiri (PPK) yang merupakan satu kaedah dalam mengurus sumber manusia bagi mempertingkatkan kecemerlangan diri pegawai. Program ini merangkumi aspek penilaian, pembangunan, bimbingan, khidmat nasihat, sokongan dan penambahbaikan kepada pegawai itu sendiri.

Bagi mencapai hasrat mempertingkatkan kecemerlangan pegawai awam, empat program utama telah digabungkan dalam Program Pengupayaan Kendiri yang berfungsi secara matrik iaitu:

a. Program Penilaian Pekerja;
b. Program Pementoran;
c. Program Pembimbing Rakan Sekerja; dan
d. Program Kaunseling.

Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 18 Tahun 2005 tidak menjelaskan secara spesifik dan menyeluruh berhubung proses perhubungan pementoran yang berstruktur dan sistematik. Justeru itu, pada tahun 2008, Bahagian Pengurusan Psikologi telah menerbitkan Buku Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam : Panduan Untuk Mentor dan Menti.

Sehubungan itu, Surat Pekeliling ini dikeluarkan bagi menjelaskan skop, konsep dan prosedur pelaksanaan program pementoran dalam perkhidmatan awam yang boleh dijadikan sumber rujukan dan panduan kepada pengurus sumber manusia untuk melaksanakan program pementoran secara berkesan.

Objektif Pementoran

Pementoran dalam perkhidmatan awam merupakan pendekatan untuk memberi bimbingan, sokongan dan bantuan dengan menerapkan elemen psikologi dan kaunseling secara profesional yang diberikan oleh mentor kepada menti
bertujuan meningkatkan pembangunan dan kompetensi profesional, budaya, peribadi dan sosial bagi pegawai lantikan baru dan dinaikkan pangkat.

Konsep Pementoran

Program pementoran merupakan program bersepadu yang turut disokong oleh pelaksanaan program coaching dan kaunseling. Ia berfokus kepada pembangunan dan peningkatan kompetensi kerja dan peribadi pegawai yang
bersifat jangka panjang.

Program coaching berfokus kepada peningkatan kemahiran dan kompetensi kerja yang bersifat jangka pendek dan program kaunseling berfokus kepada pembangunan dan peningkatan potensi diri pegawai untuk memangkin perubahan tingkah laku positif.

Pementoran merupakan perhubungan bermakna yang dibina antara mentor dan menti di mana mentor dapat berkongsi ilmu, nilai dan pengalaman diri,memberitahu keputusan dan bertindak berdasarkan idea yang dihasilkan sementara menti dapat mempelajari ilmu, nilai dan pengalaman tersebut dan memindahkannya dalam realiti pekerjaan dan kehidupan.

Skop Pementoran

Skop pementoran dalam Perkhidmatan Awam meliputi bagaimana seseorang pegawai yang cemerlang memindahkan pengetahuan kerja, ‘tacit knowledge’ dan sokongan kepada perkembangan kerjaya menti yang baru berkhidmat atau baru dinaikkan pangkat. Perkongsian pengalaman ini akan melibatkan aktiviti pembentukan karektor menti serta pembangunan dan pemantapan kompetensi peribadi, sosial, profesional dan budaya. Skop pementoran dalam perkhidmatan awam secara keseluruhannya dapat dilihat dalam rajah 1 seperti di Lampiran A.

Pementoran dalam perkhidmatan awam berfokus kepada peningkatan kompetensi seperti berikut :

a. Kompetensi Profesional merujuk kepada kecekapan dan kemahiran dalam melaksanakan prosedur penyampaian perkhidmatan. Kecekapan dan kemahiran melaksanakan kerja dapat menunjukkan kredibiliti dan imej
individu dan organisasi.

b. Kompetensi Budaya merujuk kepada kecekapan pengamalan budaya kerja kelas pertama dan berprestasi tinggi dalam sesuatu organisasi yang mengutamakan pencapaian. Amalan responsif, mesra budi bahasa dan
integriti menjadi asas kecemerlangan perkhidmatan awam berkelas dunia.

c. Kompetensi Peribadi merujuk kepada kecekapan mengurus pemikiran, emosi, sikap dan tingkah laku dalam menyampaikan perkhidmatan. Pengurusan diri merupakan faktor utama dalam memastikan seseorang pegawai atau pemimpin itu mampu menyumbang secara efektif kepada kecemerlangan diri dan juga organisasi.

d. Kompetensi Sosial merujuk kepada kecekapan mengendalikan aspek perhubungan antara ketua dan anggotanya termasuklah cara berkomunikasi dan kemahiran melayan kepada pelanggan luar dan dalam.

Pelaksanaan

Pengurus sumber manusia adalah bertanggungjawab melaksanakan program pementoran di jabatan masing-masing dengan mengambil tindakan seperti berikut :

Perancangan

a. Menentukan skop pementoran yang akan dilaksanakan di jabatan sama ada berfokus kepada penyesuaian diri dan
pembinaan karektor bagi pegawai lantikan baru atau perkongsian kesepakaran dan pembinaan kepimpinan bagi
pegawai yang baru dinaikkan pangkat;

b. Mengenal pasti dan memilih mentor yang mempunyai kualiti berasaskan kriteria-kriteria seperti berikut :

i. Telah berkhidmat dalam perkhidmatan awam melebihi 3 tahun;                                                                                          ii. Menunjukkan prestasi kerja yang cemerlang dengan mencapai markah Laporan Nilaian Prestasi Tahunan
(LNPT) 85% ke atas atau menerima Anugerah Perkhidmatan Cemerlang (APC);                                                                    iii. Bersih daripada pertuduhan/tindakan tatatertib; dan                                                                                                           iv. Mempunyai kualiti keperibadian yang baik seperti berdisiplin, daya kepimpinan serta kemahiran komunikasi dan interpersonal.

c. Mengenal pasti dan memilih menti yang bersesuaian dengan skop pementoran berasaskan kriteria-kriteria seperti berikut:

i. Pegawai lantikan baru dalam tempoh percubaan atau pegawai yang baru dinaikkan pangkat dalam tempoh
pemangkuan;
ii. Tidak dikategorikan dalam pegawai bermasalah dan berprestasi rendah;dan
iii. Mempunyai potensi dan kualiti menti yang baik seperti berfikiran positif, berinisiatif dan mempunyai daya usaha
yang tinggi.

d. Melaksanakan pemadanan mentor dan menti berasaskan kriteria-kriteria seperti berikut:

i. Memastikan nisbah pemadanan mentor menti bersesuaian dengan matlamat pementoran dan keupayaan mentor.
Nisbah ideal adalah 1 mentor : 1 – 3 menti.
ii. Pemadanan antara Pegawai Penilai Pertama (PPP) sebagai mentor dengan Pegawai Yang Dinilai (PYD) sebagai
menti adalah tidak digalakkan bagi mengelakkan bias dalam Laporan Nilaian Prestasi Tahunan (LNPT);
iii. Memastikan jurang gred jawatan antara mentor dan menti tidak terlalu jauh dan bersesuaian dengan matlamat
perhubungan pementoran;
iv. Memastikan lokasi penempatan kerja antara mentor dan menti berdekatan bagi memudahkan sesi pertemuan
pementoran; dan
v. Memastikan pemadanan mentor dan menti adalah daripada skim yang sama kecuali atas justifikasi kepakaran.

Pelaksanaan

a. Memaklumkan pelaksanaan program pementoran kepada Bahagian Pengurusan Psikologi, Jabatan Perkhidmatan Awam Malaysia. Program pementoran boleh dilaksanakan bermula pada bulan Januari atau Jun pada setiap tahun;
b. Melaksanakan program latihan pementoran kepada mentor dan menti berdasarkan modul yang dikeluarkan oleh Bahagian Pengurusan Psikologi, Jabatan Perkhidmatan Awam;
c. Melaksanakan majlis pelancaran pementoran peringkat jabatan dan menyerahkan sijil lantikan kepada mentor dan menti yang telah dipilih;
d. Memastikan proses perhubungan pementoran antara mentor dan menti berjalan mengikut fasa yang telah ditetapkan. Manual fasa perhubungan mentor menti boleh dirujuk dalam Buku Pementoran Dalam Perkhidmatan Awam : Panduan Untuk Mentor Menti terbitan Bahagian Pengurusan Psikologi, JabatanPerkhidmatan Awam; dan
e. Mengadakan mesyuarat penyelarasan pementoran peringkat jabatan sekurang-kurangnya dua bulan sekali.

Penilaian

a. Melaksanakan penilaian pementoran secara berterusan bagi tempoh 2 bulan sekali sehinggalah kepada 6 bulan atau 12 bulan. Penilaian ini bertujuan melihat keberkesanan program dan tindakan penambahbaikan yang boleh dilakukan sekiranya perlu.
b. Penilaian sebelum (pre) dan selepas (post) perkembangan menti perlu dilakukan dan didokumen dengan menggunakan borang seperti di Lampiran B.
c. Perkembangan proses perhubungan pementoran akan dipantau dengan menggunakan borang penilaian perkembangan pementoran berkala dan dilaporkan dalam mesyuarat penyelarasan pementoran jabatan. Borang penilaian berkala adalah seperti di Lampiran C.

Pelaporan

Pengurus sumber manusia perlu mendokumentasi dan membuat pelaporan bagi keseluruhan proses pementoran jabatan dan menyerahkan sesalinan kepada Bahagian Pengurusan Psikologi, Jabatan Perkhidmatan
Awam Malaysia dalam tempoh sebulan selepas tamat program. Format pelaporan adalah seperti di Lampiran D.

Pengiktirafan Pementoran

Pementoran merupakan proses latihan dan pembelajaran interaktif berterusan antara mentor dan menti di mana menti menerima pandangan, nasihat, perkongsian pengalaman dan bimbingan khusus daripada mentor sementara mentor perlu sentiasa melengkapkan diri dengan ilmu dan kemahiran bagi membantu menti mencapai matlamat perhubungan pementoran.

Justeru itu, pengurus sumber manusia perlu merekodkan sesi pertemuan perhubungan pementoran yang dilaksanakan dan menilai taraf jumlah 6 jam sesi pertemuan bersamaan dengan satu hari berkursus dan perlu dicatatkan dalam buku rekod perkhidmatan pegawai.

Penyertaan pegawai dalam pementoran mestilah dimasukkan sebagai salah satu aktiviti dalam Sasaran Kerja Tahunan (SKT) pegawai pada tahun ia dinilai.

 

Pemakaian

Tertakluk kepada penerimaannya oleh pihak berkuasa masing-masing, peruntukan surat pekeliling ini dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun dan Pihak Berkuasa Tempatan.

Pertanyaan

Sebarang pertanyaan berkaitan dengan Surat Pekeliling Perkhidmatan ini, boleh merujuk kepada:
Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam

Jabatan Perkhidmatan Awam
Bahagian Pengurusan Psikologi
Bangunan MKN-Embassy Techzone
Aras 4, Blok A, No. 3200, Jalan Teknokrat 2
63000 Cyberjaya
SELANGOR DARUL EHSAN
Tel : 03 – 8316 4000/4049/4051
Faks : 03 – 8320 1976
E-mel : dasarbpps@jpa.gov.my

Tarikh Kuat Kuasa

Pekeliling Perkhidmatan ini berkuat kuasa mulai tarikh ia dikeluarkan.

SPP Bil.08/2010 Pekeliling Panduan Pelaksanaan Pementoran Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam

Secara ringkasnya, pekeliling ini bertujuan menjelaskan prosedur pelaksanaan pementoran dalam pengurusan sumber manusia sektor awam mengikut Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 18 Tahun 2005 : Aplikasi Psikologi
Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam.

Nama Pekeliling : Pekeliling Panduan Pelaksanaan Pementoran Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam

Format Fail : PDF

Download :SPP Bil.08/2010 Pekeliling Panduan Pelaksanaan Pementoran Dalam Pengurusan Sumber Manusia Sektor Awam

Oleh : Ketua Pengarah Perkhidmatan Awam Malaysia

Add Comment

error: Content is protected !!