PP Bil.07/2013 Pekeliling Tatacara Dan Peraturan Mengenai Pengurusan Pendahuluan Pelbagai

Pekeliling Tatacara Dan Peraturan Mengenai Pengurusan Pendahuluan Pelbagai

Tujuan Pekeliling Tatacara Dan Peraturan Mengenai Pengurusan Pendahuluan Pelbagai dikeluarkan

Tujuan Pekeliling ini ialah bagi menjelaskan tatacara dan peraturan mengenai pengurusan Pendahuluan Pelbagai bagi melicinkan proses permohonan dan memperkemaskan akaun-akaun berkenaan.

Definisi

Pendahuluan Pelbagai adalah keluaran wang dari Akaun Pendahuluan Pelbagai kepada Ketua Jabatan atau pegawai yang diberi kuasa sahaja yang memerlukan wang tunai untuk membiayai perbelanjaan aktiviti/program yang telah diluluskan dalam Belanjawan Tahunan semasa.

Tatacara Permohonan

Permohonan Pendahuluan Pelbagai hendaklah dikemukakan kepada:

(i) Perbendaharaan bagi permohonan berjumlah melebihiRM20,000.00; atau
(ii) Pegawai Pengawal bagi permohonan berjumlah sehingga RM20,000.00 bagi setiap aktiviti/program dan tidak boleh dipecah kecil. Permohonan hendaklah dibuat menggunakan borang Kew. 106 dalamlima (5) salinan. Maksud pendahuluan dikehendaki hendaklah disenaraikan dengan butiran-butiran terperinci mengenai perbelanjaan.

Borang maklumat Sokongan seperti di Lampiran A hendaklah disertakan bersama-sama dengan permohonan dalam Borang Kew.106.

Sekiranya aktiviti/program yang dipohon Pendahuluan Pelbagai tidak dinyatakan dalam Belanjawan Tahunan semasa, maka surat kelulusan Bahagian Belanjawan, Perbendaharaan bagi aktiviti/program tersebut atau lain-lain surat/dokumen yang boleh menyokong permohonan Pendahuluan Pelbagai hendaklah dikemukakan.

Kadar-kadar untuk bayaran hadiah, sagu hati, cenderahati, keraian, elaun makan dan sebagainya hendaklah mengikut kadar-kadar yang telah ditetapkan dalam Pekeliling-Pekeliling Perbendaharaan.Kelulusan Perbendaharaan hendaklah diperolehi terlebih dahulusekiranya kadar yang digunakan belum ditetapkan atau berlainan daripada yang telah ditetapkan. Salinan surat kelulusan Perbendaharaan mengenainya hendaklah disertakan bersama-sama permohonan.

Pendahuluan Pelbagai untuk delegasi ke luar negara bagi sesuatu aktiviti/program boleh mengambil kira amaun bayaran tips untuk ketua delegasi. Amaun bayaran adalah berdasarkan kepada keperluan dan kadar kelayakan ketua delegasi yang ditetapkan. Amaun bayaran tips tersebut tidak boleh dituntut di dalam tuntutan perjalanan ketua delegasi.

Permohonan Pendahuluan Pelbagai hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan sekurang-kurangnya 14 hari sebelum aktiviti/program berkenaan bermula untuk membolehkan permohonan tersebut diproses dan wang dikeluarkan sebelum tarikh aktiviti/program bermula. Kelewatan kementerian/jabatan mengemukakan permohonan boleh menyebabkan permohonan tidak dapat dipertimbangkan untuk kelulusan.

Jika aktiviti/program berkenaan telah pun bermula, permohonan Pendahuluan Pelbagai tidak akan dipertimbangkan oleh Perbendaharaan. Perbelanjaan yang telah berlaku boleh dijelaskan terus daripada vot peruntukan atau Akaun Amanah mengikut peraturan kewangan yang berkuat kuasa.

Borang permohonan dan Lampiran A hendaklah ditandatangani oleh Ketua Jabatan atau seorang pegawai yang diberi kuasa secara bertulis. Nama dan jawatannya hendaklah dicatat di bawah tandatangannya.

Ketua Jabatan hendaklah memaklumkan kepada Perbendaharaan secara bertulis sekiranya Pendahuluan Pelbagai yang diluluskan perlu dibatalkan. Sekiranya wang pendahuluan telah dikeluarkan, Ketua Jabatan hendaklah mengambil tindakan pelarasan dengan kadar segera.

Jika aktiviti/program tersebut ditangguhkan atau dipinda daripada tarikh asalnya, Ketua Jabatan perlu memaklumkan kepada Perbendaharaan. Wang pendahuluan perlu dikembalikan dengan segera kecuali dengan kelulusan bertulis daripada Perbendaharaan.

Penyelesaian Dan Pelarasan Pendahuluan Pelbagai Yang Telah Diambil

Pegawai yang diamanahkan untuk membelanjakan Pendahuluan Pelbagai hendaklah menyimpan dan mengemaskinikan Rekod Perbelanjaan Harian. Rekod Perbelanjaan Harian tersebut hendaklah dikemukakan kepada pegawai yang bertanggungjawab terhadap pelarasan bersama-sama dengan penyata yang lengkap tidak lewat daripada 21 hari selepas aktiviti/program berkenaan disempurnakan.

Dalam tempoh tujuh (7) hari selepas menerima penyata perbelanjaan tersebut pegawai yang bertanggungjawab terhadap pelarasan hendaklah menyelesaikan Pendahuluan Pelbagai berkenaan.

Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk memastikan Pendahuluan Pelbagai diselesaikan dan baki akaun disifarkan dalam tempoh 28 hari dari tarikh penyempurnaan aktiviti/program yang dipohon Pendahuluan Pelbagai.

Rekod Daftar Permohonan Pendahuluan Pelbagai

Ketua Jabatan hendaklah menyediakan dan mengemaskini Rekod Daftar Pendahuluan Pelbagai. Daftar Pendahuluan Pelbagai hendaklah mengandungi maklumat-maklumat berikut:

(a) Rujukan Fail Jabatan
(b) Tajuk Aktiviti/Program
(c) Tarikh mula/akhir Aktiviti/Program
(d) Jumlah Pendahuluan dan tarikh diluluskan
(e) Nombor kelulusan Perbendaharaan
(f) Nama Pegawai yang diamanahkan dengan Wang Pendahuluan
(g) Nama Pegawai yang bertanggungjawab terhadap pelarasan
(h) Tarikh Penyata Perbelanjaan dikemukakan
(i) Tarikh Penyelesaian dengan Butir-butir Baucar dan lain-lain

Rekod Daftar Pendahuluan Pelbagai hendaklah diperiksa setiap suku tahun dan ditandatangani oleh Ketua Jabatan atau pegawai yang diberi kuasa secara bertulis.

Penyata Mengenai Pendahuluan Pelbagai Yang Belum Diselesaikan

Ketua Jabatan hendaklah menyediakan Penyata Mengenai Kedudukan Pendahuluan Pelbagai Bagi Suku Tahun seperti di Lampiran B untuk dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan dengan salinan kepada Ketua Audit Negara, Akauntan Negara Malaysia dan Jabatan Mengakaun Sendiri. Penyata tersebut hendaklah dikemukakan setiap suku tahun selewat-lewatnya pada 15 April, 15 Julai, 15 Oktober dan 15 Januari bagi suku tahun
berkenaan. Penyata ini hendaklah mengandungi butir-butir mengenai:

(a) semua Pendahuluan Pelbagai yang belum diselesaikan sejak awal tahun dan sebelumnya; dan
(b) Pendahuluan Pelbagai yang diselesaikan dalam tempoh suku tahun yang dilaporkan.

Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab untuk memastikan penyata tersebut di perenggan 6.1 dikemukakan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan. Kegagalan mengemukakan penyata tersebut akan menyebabkan permohonan Pendahuluan Pelbagai tidak dipertimbangkan.

Akauntan Negara dan Jabatan Yang Mengakaun Sendiri secepat mungkin selepas 31 Disember tiap-tiap tahun tetapi tidak lewat daripada tarikh penutupan akaun tahunan, hendaklah menyerahkan kepada Ketua Setiausaha Perbendaharaan dengan salinan kepada Ketua Audit Negara senarai Pendahuluan Pelbagai yang belum
diselesaikan oleh Kementerian/Jabatan berkenaan. Senarai tersebut hendaklah mengandungi butir-butir berikut:

(a) Nama Kementerian/Jabatan berkenaan
(b) Nombor Kelulusan Perbendaharaan
(c) Jumlah Pendahuluan dan tarikh diluluskan
(c) Baki yang belum dijelaskan

 

Surcaj Dan Tindakan Tatatertib

Peraturan-peraturan dalam Pekeliling Perbendaharaan ini hendaklah dipatuhi sepenuhnya. Pegawai-pegawai yang bertanggungjawab dalam urusan Pendahuluan Pelbagai yang tidak mematuhi peraturan yang ditetapkan boleh dikenakan surcaj dan/atau tindakan tatatertib.

Kelulusan Pendahuluan Pelbagai Bukan Satu Kelulusan Perbelanjaan

Kelulusan Pendahuluan Pelbagai adalah semata-mata membenarkan keluaran wang dari Akaun Pendahuluan Pelbagai kepada Ketua Jabatan sahaja yang memerlukan wang tunai untuk menjalankan sesuatu program/aktiviti dan bukan merupakan kelulusan bagi perbelanjaan yang dicadangkan dalam borang permohonan. Ketua Jabatan adalah bertanggungjawab sepenuhnya atas perbelanjaan berkenaan yang sepatutnya dan hendaklah mematuhi semua peraturan kewangan dan peraturan lain yang berkuat kuasa.

Tarikh Kuat Kuasa

Pekeliling Perbendaharaan ini berkuat kuasa pada tarikh ia ditandatangani.

Pembatalan

Dengan berkuat kuasanya Pekeliling Perbendaharaan ini, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 13 Tahun 1990 adalah terbatal.

 

PP Bil.07/2013 Pekeliling Tatacara Dan Peraturan Mengenai Pengurusan Pendahuluan Pelbagai

Secara ringkasnya, pekeliling menjelaskan tatacara dan peraturan mengenai pengurusan Pendahuluan Pelbagai bagi melicinkan proses permohonan dan memperkemaskan akaun-akaun berkenaan.

Nama Pekeliling : Tatacara Dan Peraturan Mengenai Pengurusan Pendahuluan Pelbagai

Format Fail : PDF

Download : PP Bil.07/2013 Pekeliling Tatacara Dan Peraturan Mengenai Pengurusan Pendahuluan Pelbagai

Oleh : Ketua Setiausaha Perbendaharaan

Vote 5 Stars

Add Comment

error: Content is protected !!