PKPA Bil.01/1995 Pekeliling Penggunaan Butiran Maklumat Di Dalam Borang Permohonan Dan Kriteria Tertentu Sebagai Asas Membuat Keputusan Ke Atas Permohonan

Tujuan Pekeliling Penggunaan Butiran Maklumat Di Dalam Borang Permohonan Dan Kriteria Tertentu Sebagai Asas Membuat Keputusan Ke Atas Permohonan dikeluarkan

Pekeliling ini adalah bertujuan menarik perhatian semua agensi-agensi Kerajaan supaya meneliti semula borang-borang permohonan yang digunakan sekarang ini bagi mempastikan bahawa maklumat-maklumat yang diminta di dalam borang permohonan berkenaan adalah relevan dan diperlukan untuk membuat keputusan ke atas permohonan. Agensi-agensi juga adalah diminta menyediakan kriteria bertulis dan senarai maklumat yang menyokong kriteria ini bagi dijadikan asas untuk melulus atau menolak sesuatu permohonan itu.

Latar Belakang

Ada beberapa perkhidmatan yang diberikan oleh agensi-agensi Kerajaan adalah berdasarkan kepada akta-akta yang tertentu. Bagi membantu jabatan melaksanakan peruntukan-peruntukan akta-akta itu dengan lebih jelas, maka perlulah digubal kenyataan dasar jabatan yang mengandungi kenyataan mengenai tujuarah jabatan yang
berkenaan.

Ramai anggota dan pegawai sesebuah agensi/jabatan adalah terlibat dalam proses membuat keputusan mengenai pelbagai perkara seperti pengeluaran lesen, permit, dokumen perjalanan dan sebagainya. Kewujudan kriteria bertulis adalah penting dalam membuat keputusan kerana ia dapat mewujudkan satu sistem membuat keputusan yang dapat dilihat dengan jelas (transparent). Kewujudan kriteria akan menampakkan rasionaliti, keadilan, keselarasan dan konsistensi keputusan-keputusan yang dibuat. Kriteria bertulis ini akan dapat mengurangkan penggunaan budibicara dalam membuat sesuatu keputusan.

Kebanyakan perkhidmatan yang disediakan oleh agensi-agensi Kerajaan adalah diperolehi menerusi borang-borang permohonan. Borang yang direkabentuk dengan baik akan mengandungi butiran maklumat yang relevan bagi membantu membuat keputusan yang tepat dan cepat ke atas sesuatu permohonan itu. Borang yang mengandungi maklumat yang banyak tetapi tidak digunakan untuk membuat keputusan akan membebankan pemohon dan agensi sendiri. Walau bagaimanapun, sekiranya butiran maklumat di dalam borang permohonan itu diperlukan juga untuk tujuan lain, proses ini hendaklah diasingkan. Ini bermakna keputusan ke atas sesuatu permohonan itu
hendaklah diselesaikan dahulu bagi mengelakkan kelewatan di dalam memproses permohonan tersebut.

Di samping menyediakan kriteria bertulis, senarai semak juga perlu disediakan untuk mempastikan bahawa borang permohonan adalah lengkap dan memudahkan proses membuat keputusan. Penggunaan senarai semak dalam proses penerimaan permohonan dan membuat keputusan adalah penting bagi mempastikan tindakan yang seragam
diambil ke atas setiap borang permohonan. Penggunaan senarai semak juga dapat mengelakkan pemohon diminta untuk membekalkan maklumat-maklumat tambahan berulang kali dan proses penyemakan maklumat yang sama terpaksa dibuat berulangulang kali.

Penggunaan Kriteria Bertulis Dan Butiran Maklumat Yang Releven Sebagai Asas Melulus/Menolak Permohonan

Kerajaan telah memutuskan supaya setiap agensi hendaklah mempastikan bahawa proses menimbangkan sesuatu permohonan itu hendaklah merujuk kepada kriteria bertulis yang disokong dengan butiran maklumat yang relevan di dalam borang-borang permohonan.

Dengan ini, agensi-agensi Kerajaan hendaklah mengambil tindakan-tindakan yang wajar, mengikut garis panduan di bawah ini:

i. Menggubal kenyataan dasar Jabatan secara bertulis bagi tiap-tiap aktiviti permohonan. Kenyataan dasar ini perlulah diasaskan kepada peruntukan akta-akta dan undang-undang yang telah ditetapkan. Kenyataan dasar
merupakan tujuarah yang dapat membantu agensi-agensi Kerajaan membuat keputusan dengan lebih tepat;
ii. Menyediakan kriteria bertulis untuk tiap-tiap aktiviti permohonan yang diuruskan dan disertai oleh senarai maklumat yang diperlukan bagi menyokong kriteria-kriteria tersebut. Kriteria ini hendaklah digunakan
sebagai asas melulus atau menolak sesuatu permohonan. (Contoh kriteria dan maklumat untuk menyokong kriteria adalah seperti di Lampiran A);
iii. Mengkaji semula kriteria-kriteria yang terlalu umum untuk mengwujudkan kriteria yang lebih khusus;
iv. Mengkaji semula butiran-butiran yang diminta di dalam borang permohonan supaya borang hanya mengandungi maklumat yang relevan dan diperlukan untuk membuat keputusan. Tindakan hendaklah diambil bagi mengkaji semula borang-borang yang digunakan sekarang;
v. Mempastikan bahawa setiap borang permohonan adalah digunakan untuk memproses permohonan yang berkenaan sahaja;
vi. Mengkaji kesesuaian bagi menggabungkan borang-borang yang digunakan dalam sesuatu permohonan sekiranya lebih dari satu borang digunakan di dalam permohonan tersebut;
vii. Menyediakan “senarai semak” yang berasingan bagi pegawai kaunter yang menerima borang permohonan di kaunter, pegawai yang menyediakan perakuan/sokongan ke atas permohonan dan pegawai yang meluluskan
permohonan. “Senarai semak” ini dapat membantu menyeragamkan tindakan-tindakan dalam proses penyemakan borang permohonan dan menimbangkannya berasaskan kriteria yang ditetapkan. Senarai semak ini hendaklah mengandungi tindakan yang perlu dilakukan oleh pegawai menerima, menyemak, menyokong atau meluluskan sesuatu permohonan. (Contoh senarai semak adalah seperti di Lampiran B);
viii. Mendokumentasi syarat-syarat layak memohon bagi setiap permohonan yang diuruskan oleh agensi-agensi yang berkenaan, dan diedarkan untuk pengetahuan dan panduan orang ramai; dan
ix. Menyampaikan alasan bagi menolak sesuatu permohonan itu di mana sesuai, kecuali bagi kes-kes berhubung dengan keselamatan dan kepentingan negara serta agensi itu sendiri.

 

Tarikh Berkuatkuasa

Pekeliling ini adalah berkuatkuasa mulai daripada tarikh ianya dikeluarkan.

 

PKPA Bil.01/1995 Pekeliling Penggunaan Butiran Maklumat Di Dalam Borang Permohonan Dan Kriteria Tertentu Sebagai Asas Membuat Keputusan Ke Atas Permohonan

Secara ringkasnya, pekeliling ini bertujuan menarik perhatian semua agensi-agensi Kerajaan supaya meneliti semula borang-borang permohonan yang digunakan sekarang ini bagi mempastikan bahawa maklumat-maklumat yang diminta di dalam borang permohonan berkenaan adalah relevan dan diperlukan untuk membuat keputusan ke atas permohonan. Agensi-agensi juga adalah diminta menyediakan kriteria bertulis dan senarai maklumat yang menyokong kriteria ini bagi dijadikan asas untuk melulus atau menolak sesuatu permohonan itu.

Nama Pekeliling : Penggunaan Butiran Maklumat Di Dalam Borang Permohonan Dan Kriteria Tertentu Sebagai Asas Membuat Keputusan Ke Atas Permohonan

Format Fail : PDF

Download : PKPA Bil.01/1995 Pekeliling Penggunaan Butiran Maklumat Di Dalam Borang Permohonan Dan Kriteria Tertentu Sebagai Asas Membuat Keputusan Ke Atas Permohonan

Oleh : Ketua Setiausaha Negara

Add Comment