PKPA Bil.01/1993 Pekeliling Panduan Mengenai Mesyuarat Pagi

Tujuan Pekeliling Panduan Mengenai Mesyuarat Pagi dikeluarkan

Pekeliling ini mengandungi garispanduan mengenai pelaksanaan Mesyuarat Pagi atau Morning Prayers di Kementerian, Jabatan Persekutuan, Kerajaan Negeri dan Pejabat Daerah.

Latar Belakang

Semasa Kerajaan melancarkan Rancangan Malaya Pertama Tahun 1961-1965 di mana tiap-tiap daerah menggunakan The Red Book System atau Sistem Buku Merah, mekanisme bagi menyelaraskan projek-projek pembangunan pada masa itu telah dilakukan melalui Morning Prayers di peringkat daerah, di peringkat Negeri dan juga di peringkat Kementerian. Ini merupakan satu mekanisme yang berkesan dalam menyelesaikan berbayai masalah di semua peringkat pentadbiran. Memandangkan sistem Mcsyuarat Pagi tersebut telah membuktikan manfaatnya, adalah wajar Mesyuarat Pagi ini dihidupkan semula dengan memperluaskan skopnya bagi meningkatkan kecekapan dan keberkesanan perkhidmatan awam.

Matlamat Mesyuarat Pagi

Matlamat Mesyuarat Pagi ini ialah bagi memupuk semangat mengutamakan kepentingan nasional daripada kepentingan jabatan. Tujuannya ialah untuk menyelesaikan secara On the spot masalah-masalah yang timbul mengenai pelaksanaan program dan projek pembangunan serta pengeluaran lesen dan permit. Cara ini dapat
mengesan segala halangan dan membolehkan tindakan penyelesaian dilakukan dengan segera. Ini akan dapat memantapkan proses pengesanan dan pengawasan yang berterusan untuk mempastikan projek-projek pembangunan berjalan mengikut jaduai. Di samping itu, permohonan untuk memperolehi lesen, permit dan lain-lain kelulusan dapat diberi perhatian yang sewajarnya di mana Mesyuarat Pagi ini merupakan satu forum setempat
antara jabatan yang dapat membuat keputusan dengan kadar yang segera. Cara ini akan dapat mengelakkan berlakunya tunggakan kerja di kalangan jabatan yang terlibat. Seterusnya ia akan dapat mewujud dan memupuk penyelarasan di kalangan Jabatan-jabatan Kerajaan yang berkaitan supaya bergerak sehaluan untuk mencapai matlamat pembangunan negara.

Keanggotaan

Keanggotaan Mesyuarat Pagi ini adalah seperti berikut:
a) Peringkat Kementerian
Pengerusi: Ketua Setiausaha Kementerian.
Ahli-Ahli: Pegawai-pegawai kanan Kementerian. Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun di bawah Kementerian yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/ pengeluaran lesen dan permit.                               Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi.
Urusetia: Bahagian yang ditentukan oleh Ketua Setiausaha Kementerian.

b) Peringkat Negeri
Pengerusi : Setiausaha Kerajaan Negeri.
Ahli-Ahli: Pegawai-pegawai kanan Kerajaan Negeri. Ketua-ketua Jabatan dan Ketua- Ketua Badan Berkanun peringkat Negeri yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/ pengeluaran lesen dan permit.
Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi.
Urusetia: Bahagian yang ditentukan oleh Setiausaha Kerajaan Negeri.

c) Peringkat Daerah
Pengerusi: Pegawai Daerah.
Ahli-Ahli: Pegawai-pegawai kanan Pejabat Daerah. Ketua-ketua Jabatan dan Ketua-ketua Badan Berkanun peringkat daerah yang ada hubungkait dengan projek pembangunan/pengeluaran lesen dan permit.
Ketua-ketua Penguasa Tempatan yang ada hubungkait dengan projek bangunan/pengeluaran lesen dan permit.
Keanggotaan mesyuarat sebenarnya adalah ditentukan oleh Pengerusi.
Urusetia: Bahagian yang ditentukan oleh Pegawai Daerah.
Nota: Bagi Negeri Sarawak. Mesyuarat Pagi ini hendaklah juga diadakan di peringkat Bahagian dan di pengerusikan oleh Residen.

Kekerapan dan Tempoh Mesyuarat Pagi

Mesyuarat digalak diadakan setiap hari Isnin atau Sabtu mengikut Negeri. Namun demikian, Pengerusi boleh memilih mana-mana hari yang didapati lebih sesuai untuk mengadakan mesyuarat. Tempoh mesyuarat seboleh-bolehnya hendaklah tidak melebihi satu jam.

Agenda Mesyuarat Pagi

Agenda Mesyuarat Pagi adalah seperti berikut:
a. perutusan Pengerusi;
b. pelaksanaan program/projek pembangunan; pengeluaran lesen dan permit: dan
c. pengeluaran lesen dan permit; dan                                                                                                                                                 d. hal-hal lain berkaitan dengan pengurusan dan pentadbiran dasar-dasar, program-program dan aktiviti-aktiviti organisasi.

Fungsi Mesyuarat Pagi

Mesyuarat Pagi ini merupakan satu forum setempat antara jabatan yang berfungsi seperti berikut:
a. mengkaji kedudukan semasa pelaksanaan program/projek pembangunan dan
pengeluaran lesen dan permit;
b. mengenalpasti masalah yang dihadapi;
c. mengambil tindakan menghapuskan tunggakan kerja; dan
d. menentukan tindakan penyelesaian.

Minit Mesyuarat Pagi

Minit Mesyuarat Pagi hendaklah disediakan secara ringkas yang mengandungi perkara-perkara berikut:
a. kedudukan semasa pelaksanaan program/projek pembangunan dan pengeluaran lesen dan permit; dan
b. keputusan mesyuarat.

Keputusan Mesyuarat Pagi perlu dipatuhi oleh semua Jabatan dan Agensi yang terlibat. Penyediaan minit ini hendaklah mengikut format yang didapati di Lampiran A.

Menyelesaikan Masalah

Di peringkat daerah, sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan ataupun masih berlaku kelewatan, tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada Setiausaha Kerajaan Negeri selaku Pengerusi Jawatankuasa Kerja Pembangunan Negeri.

Di peringkat Negeri pula, sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan atau masih berlaku kelewatan, tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada Yang Amat Berhormat Menteri Besar/Ketua Menteri selaku Pengerusi Majlis Pembangunan Negeri.

Di peringkat Kementerian pula, sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan atau masih berlaku kelewatan, tindakan penyelesaian hendaklah dirujuk kepada pihak-pihak yang berkaitan termasuk Kementerian-kementerian lain, Agensi-agensi Pusat dan Yang Berhormat Menteri bagi Kementerian berkenaan. Masalah-masalah yang masih tidak
dapat diselesaikan hendaklah dirujuk kepada Jawatankuasa Kerja Pembangunan Negara dan sekiranya perlu, kepada Majlis Pembangunan Negara.

Pemakaian Pekeliling

Pekeliling ini hendaklah digunapakai bersama Arahan No.l, 1991 – Jentera Penyelarasan Pelaksanaan Dasar Pembangunan Nasional.

Tarikh Kuatkuasa

Pekeliling ini berkuatkuasa mulai daripada tarikh ia dikeluarkan.

PKPA Bil.01/1993 Pekeliling Panduan Mengenai Mesyuarat Pagi

Secara ringkasnya, pekeliling ini mengandungi garispanduan mengenai pelaksanaan Mesyuarat Pagi atau Morning Prayers di Kementerian, Jabatan Persekutuan, Kerajaan Negeri dan Pejabat Daerah.

Nama Pekeliling : Panduan Mengenai Mesyuarat Pagi

Format Fail : PDF

Download : PKPA Bil.01/1993 Pekeliling Panduan Mengenai Mesyuarat Pagi

Oleh : Ketua Setiausaha Negara

Add Comment

error: Content is protected !!