PBPP Bil.03/2006 Pekeliling Mengenai Kontrak Penyelenggaraan Peralatan ICT Di Cawangan Bahagian/Jabatan, Jabatan Pelajaran Negeri, Maktab Perguruan, Kolej Matrikulasi, Pejabat Pelajaran Daerah/Gabungan, Pusat Kegiatan Guru Dan Sekolah-Sekolah Di Bawah Kementerian Pelajaran Malaysia.

Tujuan Pekeliling Mengenai Kontrak Penyelenggaraan Peralatan ICT Di Cawangan Bahagian/Jabatan, Jabatan Pelajaran Negeri, Maktab Perguruan, Kolej Matrikulasi, Pejabat Pelajaran Daerah/Gabungan, Pusat Kegiatan Guru Dan Sekolah-Sekolah Di Bawah Kementerian Pelajaran Malaysia. dikeluarkan

Pekeliling ini bertujuan untuk memaklumkan kepada semua pihak yang berkaitan tentang kontrak penyelenggaraan seperti di atas.

Butiran Kontrak

Kontrak Penyelenggaraan Peralatan ICT di Cawangan Bahagian/Jabatan, Jabatan Pelajaran Negeri, Maktab Perguruan, Kolej Matrikulasi, Pejabat Pelajaran Daerah/Gabungan, Pusat Kegiatan Guru Dan Sekolah-Sekolah Di Bawah Kementerian Pelajaran Malaysia bagi zon Semenanjung Malaysia, Sabah dan Sarawak selama dua (2) tahun.

Tarikh Kontrak ini berkuatkuasa adalah seperti di bawah:-
i. Zon Semenanjung Malaysia dan Sabah mulai:
7 Februari 2006 sehingga 6 Februari 2008.
ii. Zon Sarawak pula mulai:
15 Mac 2006 hingga 14 Mac 2008.

Selaras dengan itu, pihak KementerIan menyenaraikan syarikat-syarikat dan pegawai dari pihak syarikat yang boleh dihubungi yang telah berjaya di dalam tender ini untuk rujukan pihak Dato’/ Datin / tuan / puan seperti di lampiran A. Pihak Dato’ / Datin / tuan / puan dapat meneliti senarai ini untuk mengetahui syarikat yang telah dilantik di dalam zon negeri masing-masing.

Sehubungan dengan itu juga, pihak kementerian memberi keizinan kepada pihak syarikat untuk memasuki premis sekolah / institusi pendidikan yang ada untuk menjalankan kerja-kerja penyelenggaraan dengan syarat pengawasan dari wakil pihak sekolah / institusi pendidikan berkenaan.

Masa yang telah ditetapkan oleh pihak kementerian kepada pihak syarikat untuk menjalankan masa penyelenggaraan adalah pada hari bekerja mengikut negeri masing masing iaitu pada waktu pejabat bermula jam 8.30 pagi sehingga 4.30 petang. Namun pihak kontraktor adalah dibenarkan untuk melakukan kerja-kerja penyelenggaraan di luar waktu yang ditetapkan dengan syarat mendapat persetujuan pihak sekolah / institusi pendidikan di lokasi tanpa melibatkan sebarang tambahan kos kepada kerajaan dan diawasi sepenuhnya. Pihak sekolah / institusi pendidikan di lokasi perlu dimaklumkan terlebih dahulu oleh pihak syarikat dengan membuat temu janji sebelum hadir untuk membuat kerja-kerja penyelenggaraan.

Pihak Jabatan Pelajaran Negeri (JPN) / Bahagian dikehendaki meminta dari pihak syarikat di zon masing-masing senarai nama pekerja teknikal terkini yang akan membuat penyelenggaraan di sekolah / institusi pendidikan. Senarai nama pekerja teknikal yang telah diperolehi ini perlu disahkan oleh Pengarah / Ketua Jabatan atau pegawai yang diberi kebenaran untuk membuat pengesahan oleh Pengarah / Ketua Jabatan dan kemudiannya diedarkan kepada sekolah / institusi pendidikan kelolaan masing-masing.

Pihak sekolah / institusi pendidikan perlu memastikan bahawa pekerja teknikal yang akan hadir ke lokasi adalah sama dalam senarai nama pekerja teknikal yang diedarkan oleh JPN / Bahagian. Pihak sekolah / institusi pendidikan boleh meminta pihak pekerja teknikal menunjukkan kad pekerja rasmi / pengenalan diri sebelum membenarkan mereka menjalankan kerja-kerja penyelenggaraan.

Peralatan dan Skop Kerja

Untuk makluman, kerja penyelenggaraan alatan ini hanya meliputi lapan (8) jenis alatan utama sahaja iaitu komputer peribadi, pelayan (server), komputer bimbit (notebook), pencetak laser, pencetak dot matrik, pencetak ink jet, hub dan switch yang terdiri dari pelbagai jenama dan spesifikasi yang telah tamat tempoh waranti sahaja dan tahun perolehan selepas 1998 dan ke atas.

Perkhidmatan penyelenggaraan ini dipecahkan kepada tiga (3) jenis;-
(a) Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance)
(b) Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance)
(c) Bar Coding, Tagging dan inventori.

Syarat-syarat khas yang perlu dipatuhi oleh syarikat adalah seperti berikut:-

PENYELENGGARAAN PENCEGAHAN
a. Pihak syarikat hendaklah mengemukakan jangkaan jadual penyelenggaraan pencegahan (Gantt Chart) bagi setiap zon mengikut zon masing – masing

PENYELENGGARAAN PEMULIHAN
a) Pihak syarikat dikehendaki mengemukakan maklumat dalam Borang Maklumat Penyelenggaraan seperti berikut:

i) Perkhidmatan meja bantuan (helpdesk) di mana aduan boleh dibuat secara panggilan telefon, faks, e-mail dan lain-lain cara yang sesuai. Meja bantuan perlu beroperasi di waktu kerja seperti di para 3 Skop Kerja.
ii) Response Time (Masa Tindak balas) – Pihak syarikat dikehendaki memberi maklumbalas secara panggilan telefon selewat-lewatnya satu (1) jam daripada masa aduan dan tiba ke lokasi aduan dalam tempoh empat (4) jam waktu bekerja.
iii) Turn around Time (Masa Baikpulih) – Pihak syarikat dikehendaki menyelesaikan sebarang masalah dalam masa satu (1) hari bermula daripada masa aduan dibuat. Jika masa baik pulih melebihi satu (1) hari, maka unit pinjaman hendaklah dibekalkan.
iv) Unit Pinjaman (Loaner Unit) – Jika Pihak syarikat mendapati penyelesaian masalah mengambil masa lebih dari satu (1) hari, unit pinjaman yang setara atau lebih baik perlu dibekalkan serta-merta. Unit pinjaman berkenaan mestilah boleh beroperasi di persekitaran asal tanpa memerlukan sebarang pengubahsuaian oleh pihak pengguna. Jika model unit pinjaman berlainan dengan apa yang ada di lokasi, Pihak syarikat perlu membekalkan item pakai habis (consumable item) seperti toner, ribbon dan ink cartridge selama mana unit pinjaman tersebut berada di lokasi pengadu.
v) Bagi lokasi yang berada di pedalaman (yang memerlukan pengangkutan selain dari pengangkutan darat) dan lokasi tanpa talian telefon, response time, turnaround time dan tempoh unit pinjaman akan dimaklumkan setelah perbincangan bersama Pihak syarikat diadakan setelah penganugerahan.
vi) Pihak syarikat dikehendaki membuat konfigurasi dan setting semula (reconfigure) peralatan supaya ianya dapat berfungsi seperti asal tanpa memerlukan pengguna membuat apa-apa perubahan kepada peralatan berkenaan setiap kali selepas sesi penyelenggaraan. Sekiranya terdapat aplikasi-aplikasi yang dibekalkan oleh Kementerian Pelajaran di dalam komputer yang bermasalah, Pihak syarikat dikehendaki membuat backup aplikasi dan data serta membuat instalasi semula setelah komputer dibaikpulih.
vii) Pihak syarikat dikehendaki menyelesaikan semua masalah kerosakan termasuk masalah berkaitan dengan virus, Sistem Pengoperasian (Operating System), segala masalah yang timbul berpunca daripada kerosakan Office Suite (Ms Office, Lotus Smartsuite, Star Office dan apa-apa aplikasi yang dikategorikan sebagai Office Suite).
viii) Pihak syarikat dikehendaki menyediakan laporan penyelenggaraan pemulihan menggunakan Microsoft Excel (softcopy) dan dihantar ke Bahagian Teknologi Maklumat dan Komunikasi (BTMK).

3.3.3 ‘BAR CODING’, ‘TAGGING’ dan INVENTORI
a. ‘Bar Coding’ perlu dibuat kepada semua jenis peralatan yang masih belum dibuat ‘tagging’.

Syarat serta skop-skop kerja yang perlu dilakukan oleh pihak syarikat termasuk kerja-kerja untuk bar coding dan tagging adalah seperti di lampiran B.

Bagi peralatan yang tidak mempunyai Kad Daftar Harta Modal (KEW 312), Pihak syarikat dikehendaki menyediakannya dengan bantuan pengguna.

Pihak syarikat dikehendaki menyediakan dua (2) buku log penyelenggaraan untuk setiap lokasi di bawah kontrak penyelenggaraannya. Buku berkenaan mestilah mengandungi 250 muka setiap satu.

Pembayaran

Pembayaran akan dibuat oleh Jabatan Pelajaran Negeri, Bahagian atau Pusat Tanggungjawab bagi tiap-tiap perkhidmatan yang telah dilakukan oleh kontraktor, tertakluk kepada syarat-syarat seperti berikut:-

Penyelenggaraan Pencegahan (Preventive Maintenance (PM) – Kemukakan 6 salinan Sijil Pengesahan Perkhidmatan dan Pembayaran (SPP-1) termasuk 1 Salinan ASAL berserta Borang Pengesahan Kerja Penyelenggaraan Pencegahan (PM) Peralatan ICT KPM Untuk Lokasi (Borang HK-PM) yang telah ditandatangani oleh pihak yang menerima perkhidmatan penyelengaraan sebagai pengesahan bahawa peralatan-peralatan atau alat-alat tersebut telah diselenggara. (Lampiran C)

Penyelenggaraan Pemulihan (Corrective Maintenance (CM) -Kemukakan 6 salinan Sijil Pengesahan Perkhidmatan dan Pembayaran (SPP 1) termasuk 1 Salinan ASAL. Beserta Borang Pengesahan Kerja Penylenggaraan Pemulihan (CM). (Lampiran C)

Tagging – kemukakan 6 salinan Sijil Pengesahan Perkhidmatan dan Pembayaran Tagging Dan Inventori Peralatan ICT KPM (SPP-2) beserta borang Pengesahan Maklumat Tagging Dan Inventori Peralatan ICT KPM Untuk Lokasi (Borang HK-TAG) yang telah ditandatangani oleh pihak yang menerima perkhidmatan penyelengaraan sebagai pengesahan bahawa peralatan-peralatan atau alat-alat tersebut telah diselenggara. (Lampiran D)

Bar-coding – kemukakan 6 salinan Sijil Pengesahan Perkhidmatan dan Pembayaran Barcoding peralatan ICT KPM (SPP-3) beserta borang pengesahan maklumat barkod perlatan ICT KPM untuk lokasi (Borang HK-BKOD) yang telah ditandatangani oleh pihak yang menerima perkhidmatan penyelengaraan sebagai pengesahan bahawa peralatan-peralatan atau alat-alat tersebut telah diselenggara. (Lampiran E).

Pegawai yang menyemak dan pegawai yang mengesahkan borang-borang seperti di Para 4.1 hendaklah terdiri daripada dua (2) individu yang berbeza.

Di peringkat sekolah, individu yang dibenarkan dan mendapat kuasa untuk membuat pengesahan dan semakan borang di para 4.1 adalah Pengetua / Guru Besar / Penolong Kanan / Penyelia Petang / atau pegawai yang mendapat kebenaran secara bertulis dari Pengetua/Guru Besar.

Di peringkat institusi bukan sekolah, individu yang dibenarkan dan mendapat kuasa untuk membuat pengesahan dan semakan borang di para 4.1 adalah Ketua Jabatan/Unit, Pegawai Sistem Maklumat, Penolong Pegawai Sistem Maklumat, Penyelia ICT PPG / PPD, Pegawai Maklumat atau pegawai yang mendapat kebenaran secara bertulis daripada Ketua Jabatan.

Pembayaran akan dibuat pada setiap kali kerja-kerja selesai dijalankan sepanjang tempoh kontrak berkuatkuasa. Tuntutan pembayaran hendaklah dikemukakan kepada JPN atau Pusat Tanggungjawab (PTJ) yang berkaitan.

Pihak syarikat tidak boleh menuntut apa-apa bentuk bayaran tambahan daripada kerja selain daripada bayaran yang dinyatakan dalam dokumen kontrak.

Carta aliran kerja dan pembayaran adalah seperti di lampiran F1-F9.

Penalti

Pihak syarikat akan dikenakan penalti sekiranya gagal mematuhi syarat-syarat kontrak sebanyak seratus ringgit (RM100) setiap peralatan bagi setiap hari (hari bekerja) kelewatan pelaksanaan berdasarkan kepada skop kerja di perenggan 3.3.2.

Hal-hal Lain

Diharapkan agar pihak Dato’ / Datin / Tuan / Puan dapat mengambil maklum akan perkara ini dan seterusnya memanjangkan pekeliling ini kepada institusi-institusi pendidikan di bawah kelolaan Bahagian / Jabatan masing-masing.

Pekeliling ini juga disiarkan di dalam laman web rasmi Kementerian Pelajaran Malaysia di http://www.moe.gov.my/ pekeliling.

Jika ada sebarang kemusykilan mengenai perkara berkaitan penyelenggaraan peralatan ICT, pihak Dato’ / Datin / Tuan / Puan adalah dinasihatkan untuk menghubungi terus Bahagian Pembangunan dan Perolehan (BPP) atau Bahagian Teknologi Maklumat Komunikasi (BTMK) Kementerian Pelajaran Malaysia di alamat berikut:-

a. Ketua Setiausaha,
Kementerian Pelajaran Malaysia,
Bahagian Pembangunan dan Perolehan
Aras 1, 5 dan 6, Blok E2, Parcel E,
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,
62604 Putrajaya.
No. Tel: 03-8884 9102 (En. Muhamad Sobri bin Ali)
03-8884 9117 (Cik. Nurulhuda bt Hamzah)
No. Faks: 03-8888 6652

b. Pengarah,
Kementerian Pelajaran Malaysia,
Bahagian Teknologi Maklumat dan Komunikasi
Aras 3-4, Blok E11, Parcel E,
Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan,
62604 Putrajaya.

Kuatkuasa dan Pembatalan

Surat Pekeliling ini berkuatkuasa dan terpakai pada tarikh semasa sehingga tarikh tamat kontrak ini mengikut zon masing-masing.

PBPP Bil.03/2006 Pekeliling Mengenai Kontrak Penyelenggaraan Peralatan ICT Di Cawangan Bahagian/Jabatan, Jabatan Pelajaran Negeri, Maktab Perguruan, Kolej Matrikulasi, Pejabat Pelajaran Daerah/Gabungan, Pusat Kegiatan Guru Dan Sekolah-Sekolah Di Bawah Kementerian Pelajaran Malaysia.

Secara ringkasnya, pekeliling ini bertujuan untuk memaklumkan kepada semua pihak yang berkaitan tentang kontrak penyelenggaraan seperti di atas.

Nama Pekeliling : Mengenai Kontrak Penyelenggaraan Peralatan ICT Di Cawangan Bahagian/Jabatan, Jabatan Pelajaran Negeri, Maktab Perguruan, Kolej Matrikulasi, Pejabat Pelajaran Daerah/Gabungan, Pusat Kegiatan Guru Dan Sekolah-Sekolah Di Bawah Kementerian Pelajaran Malaysia.

Format Fail : PDF

Download : PBPP Bil.03/2006 Pekeliling Mengenai Kontrak Penyelenggaraan Peralatan ICT Di Cawangan Bahagian/Jabatan, Jabatan Pelajaran Negeri, Maktab Perguruan, Kolej Matrikulasi, Pejabat Pelajaran Daerah/Gabungan, Pusat Kegiatan Guru Dan Sekolah-Sekolah Di Bawah Kementerian Pelajaran Malaysia.

Oleh : Ketua Setiausaha Kementerian Pelajaran Malaysia

Add Comment

error: Content is protected !!